Uno de mis hacks favoritos de para mejorar procesos de inducción u onboarding es darle a todas las personas nuevas permiso para que editen o envíen sugerencias directamente en los documentos de inducción, y pedirles que mejoren el mismo mientras pasan por el proceso.
Cuando bajamos la barrera para contribuir y le damos a todas las personas nuevas del equipo el poder para mejorar la documentación que están usando, hacemos que el proceso de inducción se convierta en una actividad en la que todo el equipo está involucrado.
Da poder, no solo incentivos.
Los documentos de inducción van a ser actualizados más seguido, se van a hacer pequeñas mejoras con cada nueva contratación, y el proceso va a mejorar continuamente.
Depender solo de personas que saben demasiado sobre la organización lleva a que las partes poco claras o con errores no se noten hasta que alguien tiene el valor de decir “esto no me parece correcto” durante una inducción. En vez de esperar a que se animen, está en las personas en posición de liderazo dejar claro que no solo está bien dar sugerencias y hacer preguntas, sino que se espera que tengan sugerencias y mejoren la documentación mientras la procesan. Alguien nuevo tiene muy poco conocimientos de la empresa, lo cual les hace excelentes aliados para detectar si un documento no está cumpliendo la función esperada.
Enseñarle a otras personas solidifica lo que aprendemos: apliquemos esto al proceso de inducción.
Invita a contribuir en los documentos. Explica que mejorar el proceso es una parte important de completar su propia inducción. Mientras que las personas mas nuevas de un equipo no van a ser expertas en como enviar un reporte de gastos, o la cultura interna, tienden a ser excelentes revisando a medida que leen los documentos y verificando que los mismos no tienen errores por medio de preguntas y su propia experiencia de inducción. Están viendo todo por primera vez, paso a paso, y preguntándole al equipo cuando algo no es claro.
¿Qué debe hacer alguien nuevo cuando no sabe algo, o un documento no está claro?
- Leer la documentación existente.
- Preguntarle a otras personas en el equipo.
- Verificar lo que aprende.
- Mejorar la documentación para que la próxima persona que se una no tenga que preguntar lo mismo.
Seguir un ciclo como este va a ayudar a que las personas que entran al equipo ganen más confianza en sí mismas y en su habilidad de resolver los problemas que se encuentran en su nuevo rol.
Llegar a sentirse cómodo y con confianza haciendo preguntas al equipo es una parte importante de cualquier proceso de onboarding. Un proceso de inducción que invite a las personas a ser curiosas y proactivas va a resultar en más oportunidades para que conozcan a sus colegas, hagan preguntas, obtengan feedback, y pidan ayuda.
Cada proceso de inducción es una oportunidad para mejorar.
Con este pequeño cambio, las personas que se unen a nuestro equipo estarán en la posición de tener un gran impacto en la experiencia de quien venga después de ellas, y lo que es mejor: pueden empezar a hacerlo desde su primer día.
Una nota sobre la implementación: dependiendo del tamaño de la organización, es posible que se necesiten permisos más granulares en los documentos de inducción provistos. He visto organizaciones que le piden a todo nuevo empleado que se haga cargo de la documentación técnica de su equipo, por ejemplo, y otras empresas donde todas las personas tienen derecho a editar o sugerir cambios en todos los documentos. Cuando se trata de procesos de inducción, el contexto local importa y va a dictar los detalles de implementación.
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@rowasc! 