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Errores a evitar Inducción

Onboarding 101: aprende el proceso de pagos de tu empresa.

  1. Onboarding Remoto 101: permite que personas nuevas al equipo mejoren la documentación existente.
  2. Onboarding 101: aprende el proceso de pagos de tu empresa.

Similar a “Diles Cuando, Donde y Cómo llegar” este es otro error “sencillo” con un gran impacto. Suena tan fácil de evitar, pero si llega a suceder, hace que tu empresa o equipo se vea incompetente, o simplemente como si no les importara lo suficiente la nueva persona que se une al equipo.

Aqui va, un error para evitar:

No pagar el salario del primer mes a tiempo.

¿Es muy obvio, verdad? Alguien trabaja para ti, y tú pagas su salario en fecha. Nunca pensé que esto pasaba hasta que me pasó a mi

Estaba trabajando con un excelente equipo, teniendo un gran primer mes, disfrutando de mi trabajo… y cuando llego el día del pago, mi salario no estaba ahí. El primer día, no pensé nada acerca de esto. Después de todo, las demoras podrían haber sido culpa del banco. Por el cuarto día, estaba convencida de que había pasado algo malo.

Al final, resulta que la empresa tercerizada que manejaba los pagos no había ingresado mis datos cuando me uní, y ese fue el motivo de las demoras. No había pasado nada, pero tuve que preguntar para enterarme.

“No me han pagado… sabes que puede estar pasando?”

Si haces tu tarea, cuando o si esto pasa en tu equipo, vas a tener una respuesta pronta.

¿Un día estás trabajando tranquilamente con tu equipo. El día siguiente, no te han pagado y empiezas a cuestionar si este lugar está siendo manejado correctamente. Después de todo, quienes son estas personas? Acabas de conocer a la mayoría de ellas.

Cuando no tienes una relación de confianza preexistente y pasa algo así, puede ser una marca en el historial de la empresa contigo. Tal vez no importe mucho en el momento, y más aún si se soluciona rápido, pero tampoco va a ser olvidado instantáneamente.

Familiarízate con el proceso usado para pagar a la gente que se une a tu equipo.

Yo no trabajo en el área de finanzas. Nunca trabajé en un equipo de recursos humanos. Pero dada mis experiencias a lo largo de los años,  es común que sea la persona molestando a otros departamentos de la empresa para asegurarme que la gente de mi equipo está recibiendo su dinero en tiempo y forma,  que sus contratos fueron enviados, y que todo lo básico ha sido cubierto en su primer día.

Sé como se siente cuando vas a tu cuenta y no te ha llegado el pago que debería haber llegado hace dos días. Se lo que es sentir que algo está mal porque tu jefe no ha firmado tu contrato, y preguntarte que significa eso para ti. Son pequeñas cosas que se podrían arreglar en  cinco minutos… pero es importantísimo hacerlas bien para evitar romper la confianza de alguien de nuestro equipo.

Si manejas gente y no sabes como es el proceso por el que la empresa paga los sueldos e ingresa los datos de las personas contratadas para asegurar que no haya demoras, es el momento de familiarizarte con esto. No tienes que ser la persona más experta en el área. Puedes simplemente preguntarle a HR o Finanzas si toda la información ya está ingresada para pagarle a la nueva empleada. Puede ser mantener un checklist y explicar que te gusta estar al tanto en caso de que alguien te haga preguntas. Puede pedir un demo o explicación de como se maneja esto. Un simple “Me da curiosidad, y es parte del proceso de inducción, te animas a explicarme como se hace esta parte?” puede ser de gran ayuda para entender todo lo que puede salir mal. Si además te esfuerzas en preguntar ¿Qué puedo hacer para ayudar?, es posible que el equipo a cargo del proceso te dé buenos tips para acelerar o mejorar la inducción desde tu parte de la organización.

¿Pero esto no es hacer micro-management de otro equipo?

Tal vez! Es un excelente punto. Lo que voy a decir es que es tu trabajo entender como funciona la organización en la que estás contratando gente. ¿Si tiene confianza total de que esto nunca podría pasar, y ya entiendes como se mueve el dinero y papeleo en la organización? Entonces puedes ignorar todo esto.

¿Sin embargo, si no tienes idea de que hay que hacer para que alguien reciba su sueldo a tiempo? En ese caso, por favor pídele un favor a alguien en HR para que te muestren los sistemas y procesos que usan, así puedes dormir tranquilamente cada noche. ¿Te molestaría que alguien de otro departamento te pida que le expliques lo que es la deuda técnica, o por que es importante? Probablemente no! A mí me encanta colaborar con otras disciplinas para mejorar nuestra organización juntos, y esto no es diferente. Cuando he pedido que me muestren los procesos, siempre he salido entendiendo más sobre nuestra empresa. No tienes que ser molesto, o rudo. Puedes simplemente hacer un par de preguntas. La clave es que al final del día, tú eres responsable por la gente a la que contratas en tu equipo, su rendimiento, y su satisfacción con la empresa. Es tu responsabilidad hacer lo posible para que todo funcione bien.

Not paying someone on time is the kind of mistake that looks bad on everyone, not just the person writing the checks.

Los humanos cometemos errores, no es grave.

Tal cual. Yo también cometo errores. Grandes o chicos, todos hacemos cosas mal que podríamos mejorar. 

No es razonable esperar que todo salga bien todo el tiempo.  Pero la verdad es que pagar en fecha es una expectativa muy básica que debe ser cumplida.Como managers, podemos hacer nuestra parte para asegurarnos de que el proceso de inducción salga bien, y ser un apoyo para gente en otras áreas de la empresa también.

¿Si alguna vez pasa algo así, y resulta ser un error humano, y ya entendías como funcionaba el proceso? En ese caso vas a tener la preparación y conocimientos para ayudar, en vez de sentir la misma confusión que la persona a la cual no le han pagado en fecha. 

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Onboarding Remoto 101: permite que personas nuevas al equipo mejoren la documentación existente.

  1. Onboarding Remoto 101: permite que personas nuevas al equipo mejoren la documentación existente.
  2. Onboarding 101: aprende el proceso de pagos de tu empresa.

Uno de mis hacks favoritos de para mejorar procesos de inducción u onboarding es darle a todas las personas nuevas permiso para que editen o envíen sugerencias directamente en los documentos de inducción, y pedirles que mejoren el mismo mientras pasan por el proceso.

Cuando bajamos la barrera para contribuir y le damos a todas las personas nuevas del equipo el poder para mejorar la documentación que están usando, hacemos que el proceso de inducción se convierta en una actividad en la que todo el equipo está involucrado.

Da poder, no solo incentivos.

Los documentos de inducción van a ser actualizados más seguido, se van a hacer pequeñas mejoras con cada nueva contratación, y el proceso va a mejorar continuamente.

Depender solo de personas que saben demasiado sobre la organización lleva a que las partes poco claras o con errores no se noten hasta que alguien tiene el valor de decir “esto no me parece correcto” durante una inducción. En vez de esperar a que se animen, está en las personas en posición de liderazo dejar claro que no solo está bien dar sugerencias y hacer preguntas, sino que se espera que tengan sugerencias y mejoren la documentación mientras la procesan. Alguien nuevo tiene muy poco conocimientos de la empresa, lo cual les hace excelentes aliados para detectar si un documento no está cumpliendo la función esperada.

Enseñarle a otras personas solidifica lo que aprendemos: apliquemos esto al proceso de inducción.

Invita a contribuir en los documentos. Explica que mejorar el proceso es una parte important de completar su propia inducción. Mientras que las personas mas nuevas de un equipo no van a ser expertas en como enviar un reporte de gastos, o la cultura interna, tienden a ser excelentes revisando a medida que leen los documentos y verificando que los mismos no tienen errores por medio de preguntas y su propia experiencia de inducción. Están viendo todo por primera vez, paso a paso, y preguntándole al equipo cuando algo no es claro.

¿Qué debe hacer alguien nuevo cuando no sabe algo, o un documento no está claro?

  1. Leer la documentación existente.
  2. Preguntarle a otras personas en el equipo.
  3. Verificar lo que aprende.
  4. Mejorar la documentación para que la próxima persona que se una no tenga que preguntar lo mismo.

Seguir un ciclo como este va a ayudar a que las personas que entran al equipo ganen más confianza en sí mismas y en su habilidad de resolver los problemas que se encuentran en su nuevo rol.

Llegar a sentirse cómodo y con confianza haciendo preguntas al equipo es una parte importante de cualquier proceso de onboarding. Un proceso de inducción que invite a las personas a ser curiosas y proactivas va a resultar en más oportunidades para que conozcan a sus colegas, hagan preguntas, obtengan feedback, y pidan ayuda.

Cada proceso de inducción es una oportunidad para mejorar.

Con este pequeño cambio, las personas que se unen a nuestro equipo estarán en la posición de tener un gran impacto en la experiencia de quien venga después de ellas, y lo que es mejor: pueden empezar a hacerlo desde su primer día.


Una nota sobre la implementación: dependiendo del tamaño de la organización, es posible que se necesiten permisos más granulares en los documentos de inducción provistos. He visto organizaciones que le piden a todo nuevo empleado que se haga cargo de la documentación técnica de su equipo, por ejemplo, y otras empresas donde todas las personas tienen derecho a editar o sugerir cambios en todos los documentos. Cuando se trata de procesos de inducción, el contexto local importa y va a dictar los detalles de implementación.